Ulepszaliśmy, poprawialiśmy, rozszerzaliśmy i dodawaliśmy.

Co nowego:

  1. Dodaliśmy nową, szczegółową i przejrzystą ewidencję przetwarzania danych osobowych w szczegółach kontaktu.
  2. Rozszerzyliśmy Ustawienia o listę celów przetwarzania danych osobowych.
  3. Stworzyliśmy nowe kategorie dla „zapisania" i „wypisania".
  4. Zmodyfikowaliśmy import, eksport i API.
  5. Dodaliśmy nowe funkcje do Aktywnych formularzy.
  6. Jaki wpływ będą miały te zmiany na wysyłanie kampanii e-mailowych?
  7. Rozszerzyliśmy możliwości automatycznego wypisania, czyli rezygnacji z otrzymywania e-maili.
  8. Dodaliśmy opcję zapisywania lub niezapisywania adresu IP respondentów Ankiet online.
  9. Zaktualizowaliśmy naszą dotychczasową dokumentację. „Warunki umowy" oraz „Polityka prywatności".
  10. Nowe rozporządzenie RODO daje Ci w związku z ochroną danych osobowych nowe prawa. W tym punkcie znajdziesz ich wykaz wraz z opisem działań, które możesz podjąć, aby z nich skorzystać.
  11. Dołączamy ciekawe linki dotyczące tematyki RODO.

1. Nowa, szczegółowa i przejrzysta ewidencja przetwarzania danych osobowych w szczegółach kontaktu.

Do szczegółów kontaktu dodajemy nową sekcję do ewidencji ważnych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych. Pojawi się tu przegląd, w którym możesz zapisywać:

  • Podstawę prawną lub podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.
  • Cel lub cele przetwarzania danych osobowych oraz ich ważność do.

Nowością będzie tu również informacja o tym, czy dany kontakt przeszedł przynajmniej raz tzw. weryfikację Double Opt-in. Więcej o tym, jak działa weryfikacja Double opt-in, znajdziesz poniżej w tekście.

Ponadto w szczegółach kontaktu pojawi się ewidencja tego, z jakiego źródła i kiedy kontakt został utworzony oraz jakie źródła i kiedy ten kontakt modyfikowały.

2. Stworzyliśmy listę celów przetwarzania danych osobowych.

Przygotowaliśmy listę typowych celów i ta lista 18 celów przetwarzania danych osobowych jest do Twojej dyspozycji. Wystarczy wybrać właściwy cel odpowiadający powodowi przetwarzania danych osobowych.

Wszystkie dotychczasowe kontakty mają ustawiony domyślny cel: „Nieustawiony".

3. Nowe kategorie dla „zapisania" i „wypisania".

Statusy zapisania / wypisania będą od teraz następujące:

  • Wysyłać e-maile
  • Nie możemy wysyłać e-maili (nie wyraża zgody)
    = wypisał się
  • Nie możemy wysyłać e-maili (zgoda wygasła)
    = upłynął okres, przez który można było przetwarzać dane osobowe
  • Nie możemy wysyłać e-maili (czekamy na zgodę)
    = to status, w którym będą kontakty oczekujące na weryfikację za pomocą funkcji Double opt-in.

Nowe kategorie będzie można również ustawiać ręcznie w szczegółach kontaktu, zmieniać masowo za pomocą importu, a także przez API.

4. Zmiany w imporcie, eksporcie i API.

W związku z tymi zmianami zmodyfikowaliśmy import, eksport oraz API.

Rozszerzyliśmy eksport kontaktów.

W eksporcie Kontaktów znajdziesz kompletne informacje o kontakcie, czyli także wszystkie nowo dodane informacje dotyczące ochrony danych osobowych. Kiedykolwiek będziesz musiał zrealizować prawa swoich kontaktów, możesz łatwo wyeksportować informacje, które ewidencjonujesz przy danym kontakcie.

Rozszerzyliśmy import kontaktów.

W ten sam sposób rozszerzyliśmy również masowy import kontaktów. Od teraz możesz więc importować na przykład także podstawy prawne przetwarzania, cele przetwarzania i datę ich wygaśnięcia. Najbardziej przyda Ci się to przy aktualizacji tych danych w już istniejącej bazie.

Rozszerzyliśmy API.

W ten sam sposób rozszerzyliśmy także API. O wszystkich nowościach przeczytasz w naszej dokumentacji API, którą już wkrótce zaktualizujemy.

5. Nowe funkcje „Aktywnych formularzy".

Najwięcej nowości znajdziesz właśnie w Aktywnych formularzach. Wszystko starannie przygotowaliśmy tak, aby przede wszystkim pozyskiwanie nowych kontaktów było zgodne z zasadami RODO. Będziesz mieć pewność, że każdy nowy kontakt, który pozyskasz, został pozyskany we właściwy sposób, i w każdej chwili będziesz w stanie udokumentować wszystko, co będzie potrzebne.

Nowy element formularzy. Dodaliśmy Pole wyboru (checkbox).

Pole wyboru, czyli checkbox, będzie miało 2 zastosowania.

  • Pierwsze: pozyskanie dodatkowych informacji przy wysyłaniu formularza. Informacji o preferencjach, zainteresowaniach itp.
  • Drugie: z punktu widzenia RODO będzie służyć do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Jeśli użyjesz checkboxa w tym drugim celu, bezpośrednio podczas jego edycji możesz ustawić podstawę prawną przetwarzania, cel przetwarzania i datę jego wygaśnięcia. Wszystkie te dane, wraz z danymi, które kontakt Ci wypełni, zapiszą się od razu. Będziesz mieć więc dokładną ewidencję potrzebną do udokumentowania uzyskanej zgody w przyszłości. Razem z tymi danymi zapisze się także data i godzina utworzenia kontaktu oraz wypełni się jego źródło wraz z nazwą formularza.

Double opt-in. Nowa funkcja do weryfikacji właściciela kontaktu.

Double opt-in to weryfikacja właściciela adresu e-mail, który wypełnia formularz. Po wypełnieniu formularza, przy włączonej tej funkcji, najpierw wysyłany jest e-mail weryfikacyjny na adres e-mail podany w formularzu. Ten e-mail weryfikacyjny zawiera prośbę o potwierdzenie adresu e-mail za pomocą specjalnego linku, w który odbiorca musi kliknąć, aby weryfikacja zakończyła się pomyślnie. Treść tego e-maila weryfikacyjnego, łącznie z linkiem weryfikacyjnym, możesz dostosować dokładnie tak, jak potrzebujesz.

Po weryfikacji za pomocą Double opt-in informacja ta pojawi się także w szczegółach kontaktu oraz przy jego eksporcie.

Nowa funkcja: Rozszerzenie lewego menu o pozycję „Wypełnione formularze".

Ostatnią z szeregu nowości dotyczących formularzy jest rozszerzenie lewego menu o pozycję „Wypełnione formularze". Każdy wysłany formularz, a właściwie jego treść, zostanie zapisany, abyś mógł w każdej chwili do niego wrócić. Szczegóły wypełnionego formularza będą zawierać wszystko, co kontakt wypełnił lub zaznaczył, czyli także udzielone zgody i ich treść.

6. Jaki wpływ będą miały te zmiany na wysyłanie kampanii e-mailowych?

Ponieważ każdy cel przetwarzania danych osobowych może mieć ustawioną inną datę wygaśnięcia, a każdy kontakt, który masz lub będziesz mieć zapisany w Quandzie, może mieć tych celów kilka, bardzo łatwo może dojść do sytuacji, w której jeden kontakt jest jednocześnie kilka razy zapisany i wypisany.

Dlatego w Ustawieniach kampanii e-mailowej wprowadziliśmy nowe pole, w którym ustawisz, jakiego celu przetwarzania dotyczy dana kampania. To ustawienie automatycznie dopilnuje, aby na stronę Odbiorców trafiły wyłącznie kontakty, które dla danego celu przetwarzania są nadal zapisane.

Następnie możesz filtrować te kontakty za pomocą tagów kontaktów, tak jak masz w zwyczaju.

7. Zmiana w automatycznym wypisaniu.

Zmiana dotyczy także strony wypisania, na którą trafiają odbiorcy Twoich e-maili po kliknięciu w link do wypisania się, czyli rezygnacji z otrzymywania e-maili. Będą tu teraz 2 możliwości.

  1. Wypisanie się tylko z danego typu komunikacji, czyli tylko z wybranego celu przetwarzania.
  2. Wypisanie się jednocześnie ze wszystkich typów komunikacji, czyli ze wszystkich celów przetwarzania. Druga możliwość odpowiada obecnemu stanowi, czyli całkowitemu wypisaniu się ze wszystkiego, co wysyłasz na dany kontakt.

8. Zmiana w zaawansowanych ustawieniach Ankiet online.

W zaawansowanych ustawieniach Ankiet online, w zakładce Dystrybucja, dodajemy nową możliwość zaprzestania zbierania adresów IP respondentów, którzy wypełnili i wysłali Ci ankietę. Ponieważ adres IP również jest daną osobową, do przetwarzania takiej danej osobowej potrzebna jest podstawa prawna, a w wielu przypadkach także osobna zgoda. Tak samo jak w przypadku pozyskiwania jakiejkolwiek innej danej osobowej za pomocą Ankiet online.

Od teraz możesz więc ustawić, czy adres IP respondentów ma być zapisywany, czy nie. To ustawienie wpływa jednak także na powiązaną funkcję: Blokadę wypełniania ankiet dla wybranych adresów IP. Oznacza to, że jeśli nie będziesz zapisywać adresów IP przy wypełnianiu ankiet, nie będzie jednocześnie możliwe korzystanie z funkcji, która blokuje wypełnianie ankiety dla wybranych adresów IP.

9. Nowa dokumentacja.

Opublikowaliśmy nowe „Warunki umowy" oraz „Politykę prywatności".

Dokumenty te odzwierciedlają nowe wymagania wynikające z RODO, a przede wszystkim Warunki umowy zawierają od teraz umowę powierzenia przetwarzania danych, która reguluje relację między Administratorem (czyli Tobą jako użytkownikiem Quandy) a nami w roli Podmiotu przetwarzającego dane osobowe, które nam przekazujesz do przetwarzania.

Prosimy, zapoznaj się z tymi dokumentami jak najszybciej.

10. Jak możesz skorzystać ze swoich praw, które przysługują Ci w związku z RODO.

Prosimy, przyjmij do wiadomości, że zgodnie z Rozporządzeniem przysługują Ci poniższe prawa.

Prawo do żądania od nas informacji, jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy.

Bardzo chętnie i szybko przekażemy Ci te informacje. Napisz do nas swoje żądanie na e-mail: support@onquanda.com lub skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +420 605 163 892.

Prawo do żądania od nas dostępu do tych danych oraz ich aktualizacji lub sprostowania, ewentualnie do żądania ograniczenia przetwarzania.

W takim przypadku napisz swoje żądanie na e-mail: support@onquanda.com lub skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +420 605 163 892.

Prawo do żądania od nas usunięcia tych danych osobowych.

W takim przypadku napisz swoje żądanie na e-mail: support@onquanda.com lub skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +420 605 163 892.

Prawo do przenoszenia danych oraz prawo do żądania kopii przetwarzanych danych osobowych.

W takim przypadku napisz swoje żądanie na e-mail: support@onquanda.com lub skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem +420 605 163 892. Dane możemy przekazać Ci w dwóch formatach. W pliku typu *.csv lub *.xlsx. Prosimy o doprecyzowanie, jaki format pliku preferujesz.

W przypadku przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia) masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania.

W takim przypadku skontaktuj się z nami e-mailem: support@onquanda.com lub telefonicznie pod numerem +420 605 163 892.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce Prezes UODO, w Czechach Urząd Ochrony Danych Osobowych) oraz prawo do skutecznej ochrony sądowej, jeżeli uważasz, że Twoje prawa wynikające z Rozporządzenia zostały naruszone w wyniku przetwarzania Twoich danych osobowych niezgodnie z Rozporządzeniem.

Strona czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://www.uoou.cz/

11. Inne przydatne wskazówki i linki

Masz jeszcze pytania dotyczące RODO i Quandy? Jeśli tak, napisz do nas na support@onquanda.com lub skontaktuj się z nami telefonicznie: +420 603 734 514.

Trzymaj się i miej spokój z RODO.

Jan Spáčil