Połączenie Quandy z RAYNET CRM i eksport kontaktów

Raynet CRM i Quandę łączysz po obu stronach: w Quandzie wpisujesz klucz API z Raynetu w sekcji Rozszerzenia i integracje, a w Raynecie wpisujesz klucz API z Quandy w rozszerzeniu Marketing - Quanda. Potem eksportujesz z Raynetu klientów, osoby kontaktowe i leady do Quandy razem z etykietami i możesz wysyłać im kampanie e-mailowe.

Czego potrzebujesz

• aktywnego konta w Quandzie i w Raynecie, wystarczą też wersje próbne, zobacz Założenie i funkcje triala,
• w Quandzie roli Administrator, inaczej nie zobaczysz sekcji Rozszerzenia i integracje,
• w Raynecie roli administratora, żeby utworzyć klucz API.

Jak ustawić połączenie z Raynetem w Quandzie

1. W Raynecie kliknij swój profil w prawym górnym rogu. W sekcji O Raynet CRM znajdziesz nazwę swojej instancji.
2. W tym samym menu otwórz Ustawienia, po lewej Klucze API i zielonym przyciskiem Nowy klucz API utwórz klucz. Skopiuj go.
3. W Quandzie kliknij trzy kropki / Rozszerzenia i integracje i po lewej wybierz Raynet CRM.
4. W części Ustawienia połączenia wpisz Nazwę użytkownika (e-mail), z którą klucz utworzyłeś, Klucz API i Nazwę instancji.
5. Kliknij Sprawdź ustawienia połączenia. Jeśli wszystko jest w porządku, pojawi się zielony komunikat. W razie błędu sprawdź wpisane dane i powtórz weryfikację.

Pod ustawieniami połączenia decydujesz, jak przenoszą się dane:

• Jakie dane przenieść: przy Klientach i Osobach kontaktowych zaznaczasz, czy przeniesienie uruchamia się, gdy rekord zostanie utworzony, zaktualizowany albo usunięty. Przy usunięciu rekord znika także w Quandzie.
• Co ma się wydarzyć po stronie Quandy: dla kontaktów, firm i ich etykiet wybierasz Przepisać (dane w Quandzie zastąpią dane z Raynetu) albo Nie nadpisuj (istniejący kontakt lub firma zostanie pominięty, etykiety tylko dołączą do dotychczasowych). Etykiety możesz tworzyć na przykład z kategorii, klasyfikacji, relacji, statusu albo oceny klienta.
• Dodatkowe ustawienia integracji: zapis automatycznie utworzonego zwrotu grzecznościowego do Raynetu, usuwanie rekordów w Quandzie po ich unieważnieniu w Raynecie i trzy opcje synchronizacji wypisań, zobacz niżej.

W części Dodatkowe ustawienia integracji są trzy pola wyboru dla synchronizacji wypisań. Domyślnie wszystkie są wyłączone, kolumna Aktywowano pokazuje datę włączenia opcji.

• Zapis wypisań do Raynetu: kierunek z Quandy do Raynetu. Wypisanie i ponowne zapisanie kontaktu w Quandzie zapisuje się w Raynecie jako flaga Nie wysyłaj kampanii i etykieta Nie wysyłać e-maili. Bez tej opcji nic nie zapisuje się w Raynecie.
• Wypisanie według osoby: kierunek z Raynetu do Quandy. Kontakt wypisuje się według flagi Nie wysyłaj kampanii u osoby kontaktowej.
• Wypisanie według klienta: kierunek z Raynetu do Quandy. Kontakt wypisuje się według flagi Nie wysyłaj kampanii u klienta, po e-mailu w jego adresie głównym.

Wyłączenie integracji wyłącza wszystkie trzy opcje. Po ponownym włączeniu integracji zaznacz je ponownie.

Na koniec kliknij Włącz integrację.

Jak wpisać klucz API z Quandy w Raynecie

1. W Quandzie kliknij trzy kropki / Ustawienia / Klucze API, a potem Utwórz nowy klucz API.
2. Nazwij klucz, na przykład Raynet CRM, zapisz go i skopiuj z listy. Więcej o kluczach znajdziesz w artykule Dokumentacja API i klucz API.

3. W Raynecie kliknij swój profil i wybierz Ustawienia.

4. Po lewej wybierz Rozszerzenia / Marketing - Quanda / Aktywuj / Dodaj.

5. Wklej skopiowany klucz API, wybierz właściciela masowych e-maili, ewentualnie kolejne ustawienia, i kliknij Włącz integrację.
6. Kliknij Powrót do aplikacji RAYNET CRM i wczytaj aplikację ponownie, żeby zmiana zaczęła działać.

Jak wyeksportować kontakty z Raynetu do Quandy

Eksportować możesz klientów, osoby kontaktowe i leady. Każdy kontakt musi mieć adres e-mail, bez niego nie powstanie w Quandzie. Żeby dalej pracować z kontaktami w Quandzie, prowadź przy nich w Raynecie etykiety.

1. W Raynecie wyświetl listę, z której chcesz eksportować kontakty. Możesz ją zawęzić filtrem zaawansowanym.
2. Kliknij Eksportuj / Quanda.

3. Przy liście klientów możesz wybrać Eksportuj razem z osobami kontaktowymi.
4. Zaznacz Przeniesienie etykiet według CRM, żeby przeniosły się też etykiety.
5. Kliknij Wykonaj eksport.

Po eksporcie odbywa się kontrola kontaktów. Zobaczysz, ile kontaktów przeniosło się na nowo, ile zaktualizowało i ile zakończyło się błędem. Przeniesione kontakty znajdziesz w Quandzie na liście kontaktów.

W jednym eksporcie przeniesiesz do 5 000 kontaktów. Zanim pojawią się w Quandzie, może minąć do 15 minut. Do jednego kontaktu przenoszą się maksymalnie 2 adresy e-mail.

Co przenosi się z Raynetu do Quandy

E-mail 2 służy tylko do ewidencji, kampanie z Quandy na niego nie wychodzą. Podobnie działa połączenie z Pipedrive.

Synchronizacja wypisań między Quandą a Raynetem

Wypisanie z e-maili synchronizuje się w obie strony i dotyczy osób kontaktowych oraz klientów. Co się synchronizuje, określają trzy opcje w części Dodatkowe ustawienia integracji, zobacz wyżej.

Z Raynetu do Quandy

1. W Raynecie zaznacz Nie wysyłaj kampanii u osoby kontaktowej albo u klienta w danych kontaktowych jego adresu głównego.
2. Raynet wysyła do Quandy webhook. Quanda wczytuje rekord i po e-mailu znajduje kontakt.
3. Kontakt zostaje wypisany ze wszystkich celów przetwarzania, tak samo jakby kliknął link do wypisania w e-mailu. Jeśli nie ma już żadnego aktywnego celu, nic się nie dzieje.
4. W szczegółach kontaktu, w części Szczegóły, przy aktualizacji z Raynet CRM pojawia się informacja o anulowaniu wysyłki e-maili z listą anulowanych celów oddzielonych przecinkami.
5. Quanda zaznacza Nie wysyłaj kampanii także u klienta albo osoby z tym samym e-mailem, żeby oba rekordy w Raynecie pokazywały to samo.

Gdy odznaczysz flagę w Raynecie, Quanda włączy kontaktowi domyślny cel przetwarzania, nie wszystkie wcześniejsze cele. Działa zabezpieczenie opisane niżej. Usunięcie osoby w Raynecie działa według ustawienia usuwania rekordu przy danej encji.

Z Quandy do Raynetu

Do Raynetu zapisuje się zmiana zgody, która w Quandzie rzeczywiście zmienia status kontaktu:

• wypisanie linkiem w e-mailu,
• ręczne wypisanie w szczegółach kontaktu,
• zmiana statusu celu przetwarzania i ręczne dodanie celu,
• wygaśnięcie zgody przy okresowej kontroli,
• potwierdzenie double opt-in z formularza na stronie.

Masowy import kontaktów nie zapisuje zgód w Raynecie.

Quanda zapisuje flagę Nie wysyłaj kampanii i etykietę Nie wysyłać e-maili u każdej osoby i każdego klienta w Raynecie z tym samym e-mailem, niezależnie od wielkości liter. Przy ponownym zapisaniu zdejmuje flagę i usuwa etykietę. Inne osoby klienta z innym e-mailem się nie zmieniają.

Zapis działa w tle po zapisaniu zmiany w Quandzie, nikt nie czeka na Raynet. Błąd Raynetu nie cofa wypisania w Quandzie, nieudany zapis nie jest ponawiany. Wypisanie z jednego z kilku celów zapisuje się w Raynecie jako pełne wypisanie tylko wtedy, gdy wyłączy ostatni aktywny cel.

Kiedy kontakt po odznaczeniu w Raynecie zapisze się ponownie

Odznaczona flaga to domyślny stan każdego rekordu w Raynecie, dlatego sama z siebie nie przywraca zgody, którą klient wycofał w Quandzie. Kontakt zapisuje się ponownie tylko wtedy, gdy spełnione są oba warunki:

• rekord w Raynecie nadal ma etykietę Nie wysyłać e-maili, którą Quanda dodała przy wypisaniu, albo ostatnia zmiana zgody kontaktu przyszła z Raynetu,
• żadna inna osoba ani klient z tym samym e-mailem w Raynecie nie ma już flagi Nie wysyłaj kampanii.

Przy ponownym zapisywaniu z Raynetu odznacz więc flagę u osoby i u klienta z tym samym e-mailem, a etykietę Nie wysyłać e-maili zostaw na miejscu. Quanda usunie ją sama po ponownym zapisaniu. Jeśli ktoś w Raynecie usunie etykietę i flagę u kontaktu wypisanego linkiem w e-mailu, Quanda nie zapisze go ponownie. Zapisz go ręcznie w Quandzie w szczegółach kontaktu. Przy błędzie Raynetu kontakt nie zapisuje się ponownie.

Wyłączenie integracji i webhooki

Wyłączenie integracji albo odznaczenie encji usuwa webhooki w Raynecie w tle. Webhooki, których nie udało się usunąć, strona integracji pokazuje w żółtym pasku z prośbą o usunięcie, a w menu przy Raynecie jest żółty wykrzyknik. Otwarcie strony ponownie sprawdza stan i usuwa z ostrzeżenia webhooki już skasowane. Pozostałe webhooki usuń ręcznie w Raynecie w ustawieniach rozszerzenia.

Masz pytania? Chętnie na nie odpowiemy. Wystarczy skontaktować się z naszym wsparciem klienta pod nr tel. +48 886 080 501, e-mail: support@onquanda.com.