Automatyzacja formularzy: jak ją ustawić i w pełni wykorzystać

Automatyzacja formularza to reguła, którą Quanda wykona sama, gdy odwiedzający wyśle formularz na Twojej stronie. Uruchomi ją każde wysłanie albo tylko wysłanie z zaznaczoną zgodą. Potem może dodać kontaktowi etykietę albo ją usunąć, wysłać mu e-mail z potwierdzeniem, powiadomić Ciebie albo współpracownika, wypełnić do 6 pól użytkownika, przypisać właściciela do kontaktu i zapisać szczegóły RODO dotyczące zgody. Każdą akcję zaplanujesz na minuty, godziny albo dni po wysłaniu. Od 6. 10. 2026 formularze powstają ponadto w nowym edytorze drag & drop i wstawia się je na stronę jako HTML.

W skrócie

1. Jedna automatyzacja wykonuje jedną akcję, ich liczba w formularzu nie jest ograniczona, a każdą zaplanujesz na minuty, godziny albo dni po wysłaniu.
2. Podstawą są cztery automatyzacje: etykieta, e-mail z potwierdzeniem, powiadomienie dla handlowca i szczegóły RODO przy zgodzie.
3. Etykietę ustaw jako pierwszą automatyzację z czekaniem 1 minuta i nazwij ją według formularza, na przykład Webinar październik.
4. Przy formularzu ze zgodą zapiszesz przy kontakcie tytuł prawny, cel przetwarzania i długość przetwarzania.
5. Double opt-in weryfikuje e-mail nadawcy, a zweryfikowany kontakt dostaje oznaczenie Zweryfikowany.
6. Od 6. 10. 2026 formularze tworzy się w nowym edytorze drag & drop, który łączy strony formularza, projekt i animacje oraz osobno obsługuje komputer i telefon.

Krótko: co to jest automatyzacja formularza, kiedy się uruchamia, co potrafi i co grozi bez niej

• Co to jest: reguła, która po wysłaniu formularza sama wykona akcję z nowym kontaktem.
• Kiedy się uruchamia: po wysłaniu formularza, ewentualnie tylko po wysłaniu z zaznaczoną zgodą.
• Co potrafi: siedem rodzajów akcji w trzech grupach: oznaczenie kontaktu (etykiety, pola użytkownika, właściciel), komunikacja (e-mail do kontaktu, powiadomienie dla współpracownika) i ewidencja zgody (szczegóły RODO).
• Co grozi bez niej: kontakty z formularza zgubią się w bazie, nikt o nich nie wie, a zgody nie masz udokumentowanej.

Co się zmieniło od publikacji artykułu: Artykuł ukazał się w lutym 2019 roku i opisywał trzy automatyzacje: powiadomienie dla współpracownika, e-mail z potwierdzeniem i etykietę. W październiku 2026 roku przepisaliśmy go według dzisiejszej Quandy. Doszedł drugi warunek Formularz został wysłany za zgodą, akcje dla pól użytkownika, właściciela kontaktu i szczegółów RODO, podsumowanie dla menedżera formularzy i double opt-in. Od 6. 10. 2026 Quanda korzysta ponadto z nowego edytora formularzy. Wszystkie zrzuty ekranu są nowe.

Co to jest automatyzacja formularza

Automatyzacja formularza to reguła, którą Quanda wykona automatycznie po wysłaniu formularza. Nie musisz ręcznie przepisywać kontaktów, oznaczać ich etykietami ani wysyłać potwierdzeń. Wystarczy raz ustawić, co ma się stać z każdym nowym kontaktem. Dotyczy to formularza kontaktowego, formularza zapytania i zapisu do newslettera.

Każda automatyzacja ma trzy części, tak samo jak automatyzacje w kampaniach e-mailowych czy ankietach:

• Uruchom procedurę, gdy: zdarzenie, które uruchamia automatyzację. W formularzu jest to zawsze jego wysłanie.
• Ustaw akcję: co Quanda zrobi, na przykład doda etykietę albo wyśle e-mail.
• Harmonogram: kiedy akcja zostanie wykonana, po ilu minutach, godzinach albo dniach od wysłania.

Jedna automatyzacja wykonuje jedną akcję. Gdy po wysłaniu chcesz więcej rzeczy, na przykład etykietę, e-mail z potwierdzeniem i powiadomienie dla handlowca, ustawisz trzy automatyzacje. Każdą dodasz przyciskiem Dodaj automatyzację, ich liczba nie jest ograniczona. Jak automatyzacje działają w całej Quandzie, opisuje artykuł Automatyzacja e-maili: 8 scenariuszy, które pracują za Ciebie.

Nowy edytor formularzy w Quandzie

Nowy edytor formularzy Quanda wprowadziła 6. 10. 2026. To edytor drag & drop, w którym formularz złożysz z pól i elementów i zaprojektujesz go dokładnie pod swoją stronę. W jednym miejscu są teraz strony formularza, projekt i animacje, wcześniej były to osobne kroki. Edytor formularzy jest częścią platformy marketingowej Quanda.

Co przynosi nowy edytor:

• Formularz jako HTML, a nie jako iframe (iframe to ramka, która wstawia do strony treść z innego adresu). Na stronie, na której wstawisz formularz, generuje się bezpośrednio HTML. Łatwiej więc mierzyć jego konwersje.
• Wszystko w jednym edytorze. Pola, projekt, animacje i własny CSS ustawiasz w jednym miejscu i od razu widzisz wynik.
• Osobno komputer i telefon. Przełącznikiem u góry przejdziesz do widoku mobilnego. Quanda zapyta, czy chcesz dla telefonu inny projekt, a potem każdą wersję edytujesz osobno.
• Strona z podziękowaniem dla obu wersji. Także stronę, która wyświetli się po wysłaniu, zaprojektujesz osobno na komputer i na telefon.

Nowe formularze od 6. 10. 2026 tworzy się tylko w nowym edytorze. Formularze utworzone wcześniej na razie edytujesz w poprzednim edytorze. Do kiedy Quanda będzie go utrzymywać, ogłosi z wyprzedzeniem, żebyś miał dość czasu na przeniesienie formularzy. Automatyzację, podwójną zgodę i wstawienie kodu znajdziesz w lewym menu formularza.

Dwa warunki: kiedy uruchamia się automatyzacja

Automatyzację formularza uruchamia zawsze wysłanie formularza. W części Uruchom procedurę, gdy wybierasz spośród dwóch warunków:

• Formularz wysłany: automatyzacja uruchamia się przy każdym wysłaniu. Sprawdza się przy etykietach, e-mailu z potwierdzeniem i powiadomieniach.
• Formularz został wysłany za zgodą: automatyzacja uruchamia się tylko wtedy, gdy odwiedzający zaznaczył pole ze zgodą. Tylko z tym warunkiem możesz użyć akcji Ustaw szczegóły RODO.

Drugi warunek przydaje się w formularzach, w których zgoda jest dobrowolna. Na przykład zgłoszenie na wydarzenie może zawierać zgodę na otrzymywanie nowości. Kto ją zaznaczy, dostanie etykietę do newslettera, pozostali tylko potwierdzenie rejestracji.

7 akcji, które ustawisz po wysłaniu formularza

Automatyzacja formularza potrafi wykonać siedem rodzajów akcji: dodać etykietę, usunąć etykietę, wysłać e-mail do kontaktu, wysłać powiadomienie użytkownikowi Quandy, wypełnić pole użytkownika, przypisać właściciela do kontaktu i ustawić szczegóły RODO. Wybierasz je w części Ustaw akcję.

E-mail dla akcji Wyślij e-mail i Wysyłaj powiadomienia przygotujesz wcześniej jako e-mail transakcyjny. E-mail transakcyjny to e-mail, który Quanda wysyła jednemu kontaktowi w odpowiedzi na jego działanie, a nie masowa kampania. Sposób postępowania opisuje poradnik Automatyzacja, e-maile transakcyjne w prostej kampanii. Do powiadomienia wstaw pola personalizacji, Quanda podstawi za nie dane, które kontakt wpisał do formularza.

Wskazówka: Pola użytkownika wypełniane automatyzacją sprawdzają się jako źródło kontaktu. Gdy ten sam formularz wstawisz na stronę i na stoisko na targach, w każdej wersji wpisz inny tekst, na przykład Strona i Targi 2026. W kontaktach od razu zobaczysz, kto skąd przyszedł. Pola użytkownika możesz też w ich ustawieniach przemianować i hurtowo usunąć ich zawartość, więc z czasem wykorzystasz je do różnych celów.

Jak ustawić automatyzację formularza

Automatyzację formularza ustawisz w Quandzie w sześciu krokach: otwierasz formularz, w lewym menu wybierasz Automatyzacja, dodajesz automatyzację, wybierasz akcję, planujesz ją i zapisujesz. Jedna automatyzacja zajmuje około 2 minut.

1. Otwórz formularz i w lewym menu wybierz Automatyzacja.
2. Kliknij Dodaj automatyzację i nadaj automatyzacji nazwę.
3. W części Uruchom procedurę, gdy wybierz Formularz wysłany albo Formularz został wysłany za zgodą.
4. W części Ustaw akcję wybierz, co ma się stać, i uzupełnij akcję, na przykład wybierz etykietę albo e-mail transakcyjny.
5. W części Harmonogram ustaw, po ilu minutach, godzinach albo dniach akcja zostanie wykonana.
6. Zapisz automatyzację. Dla każdej kolejnej akcji dodaj kolejną automatyzację.

Zapisane automatyzacje zobaczysz w Przeglądzie ustawień wyzwalania: nazwę, warunek, akcję, datę utworzenia i to, kiedy automatyzacja uruchomiła się ostatnio. Podstawowy sposób postępowania opisuje poradnik Automatyzacja w formularzu.

Szczegóły RODO ze zgody w formularzu

Akcja Ustaw szczegóły RODO zapisuje przy kontakcie, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzasz jego dane osobowe. Jest dostępna tylko z warunkiem Formularz został wysłany za zgodą i wypełniasz w niej trzy dane:

• Tytuł prawny: zgoda na przetwarzanie danych osobowych, prawnie uzasadniony interes administratora, wykonanie umowy albo działania przed jej zawarciem, wypełnienie obowiązku prawnego, interes publiczny albo żywotny interes.
• Cel przetwarzania: na przykład wysyłanie wiadomości biznesowych i reklamowych, wysyłanie informacji o nowościach, udostępnianie treści eksperckich, organizacja wydarzeń edukacyjnych albo organizacja konkursu dla klientów.
• Długość przetwarzania danych osobowych: od 1 dnia do 20 lat.

Tytuł prawny, cel i długość wybieraj według treści zgody, którą odwiedzający zaznacza w formularzu. Co obiecasz w zgodzie, temu mają odpowiadać także dane przy kontakcie. Pole ze zgodą nie może być wstępnie zaznaczone, zgodę musi wyrazić sam odwiedzający.

4 automatyzacje, które ustaw w każdym formularzu

W każdym formularzu ustaw cztery automatyzacje: etykietę, e-mail z potwierdzeniem do kontaktu, powiadomienie dla handlowca i szczegóły RODO przy zgodzie. Większości formularzy to wystarczy.

1. Etykieta dla wszystkich, którzy wysłali formularz. Warunek Formularz wysłany, akcja Dodaj etykietę, czekać 1 minutę. Etykietę nazwij według formularza, na przykład Webinar październik albo E-book automatyzacja.
2. E-mail z potwierdzeniem do kontaktu (automatyczna odpowiedź, autoresponder). Warunek Formularz wysłany, akcja Wyślij e-mail. Podziękuj, potwierdź, co kontakt zamówił, i wyślij obiecaną treść. E-mail z potwierdzeniem przychodzi w chwili, gdy kontakt na niego czeka.
3. Powiadomienie dla handlowca. Warunek Formularz wysłany, akcja Wysyłaj powiadomienia wyśle dane z formularza współpracownikowi.
4. Szczegóły RODO przy zgodzie. Warunek Formularz został wysłany za zgodą, akcja Ustaw szczegóły RODO według treści zgody.

Przy zapytaniach i prośbach o prezentację dodaj piątą automatyzację z akcją Przypisz właściciela do kontaktu.

Przykład z praktyki: Własny formularz Quandy „60+ wskazówek na chwytliwe tematy e-maili” działa od 2020 roku. W tym czasie trafiło przez niego 446 kontaktów, a wysłało go 7,1% osób, którym się wyświetlił. Kontakty dostają wskazówki bezpośrednio w e-mailu z potwierdzeniem. Otworzyło go 60,2% odbiorców, a w przycisk z linkiem do kolejnych wskazówek, jak ulepszyć kampanie e-mailowe, kliknęło 9,2%.

Uwaga: Kontakt, który wysłał formularz bez etykiety, znajdziesz w bazie tylko ręcznie. Etykietę ustaw więc zawsze jako pierwszą automatyzację, jeszcze zanim wstawisz formularz na stronę.

Do etykiety z formularza nawiąże potem dalsza komunikacja, na przykład powitalna seria e-maili. Przykłady znajdziesz w artykule Automatyzacja e-maili: 8 scenariuszy, które pracują za Ciebie.

Podsumowanie dla menedżera formularzy

Podsumowanie to przegląd nowych wysłań formularza, który Quanda wysyła menedżerowi formularza codziennie, co tydzień albo co miesiąc. Włączysz je pod przeglądem automatyzacji w ustawieniu Wyślij podsumowanie do menedżera formularzy. Menedżera formularza wskażesz w ustawieniach formularza. Opcją Nie wysyłaj powiadomienia wyłączysz. W nowym formularzu domyślnie wybrana jest opcja Tygodnik, czyli raz w tygodniu.

Podsumowanie przydaje się tam, gdzie nie musisz reagować na każdy kontakt od razu, na przykład przy zapisach na newsletter. Przy zapytaniach użyj raczej akcji Wysyłaj powiadomienia, które przychodzą zaraz po wysłaniu.

Double opt-in: weryfikacja e-maila z formularza

Double opt-in to weryfikacja adresu e-mail, który odwiedzający wpisał do formularza. Włączysz go w lewym menu formularza w części Podwójna zgoda przełącznikiem Włącz uwierzytelnianie właściciela poczty e-mail za pomocą funkcji Double Opt In. Potem napiszesz temat i treść e-maila weryfikacyjnego i wstawisz do niego link weryfikacyjny.

Po wysłaniu formularza kontakt dostanie e-mail weryfikacyjny. Dopiero kliknięciem w link potwierdzi swój adres. Zweryfikowany kontakt ma na liście kontaktów oznaczenie Zweryfikowany, a w historii kontaktu widzisz, kiedy i za pomocą którego formularza doszło do weryfikacji.

Link weryfikacyjny nie musi być tylko w e-mailu z formularza. Edytor e-maili oferuje go jako jeden z typów linków, więc wstawisz go także do zwykłej kampanii albo do e-maila transakcyjnego, na przykład gdy chcesz zweryfikować starsze kontakty. Dlaczego double opt-in się opłaca i co mówią dane, omawia artykuł Double opt-in. Co to jest i jak działa?, ustawienie krok po kroku opisuje poradnik Double opt in.

Lista kontrolna automatyzacji formularza

Zanim wstawisz formularz na stronę, sprawdź siedem rzeczy: etykietę, e-mail z potwierdzeniem, powiadomienie, szczegóły RODO, niezaznaczoną zgodę, double opt-in i próbne wysłanie.

• Formularz ma automatyzację, która każdemu kontaktowi dodaje etykietę.
• Kontakt dostaje e-mail z potwierdzeniem ze wszystkim, co obiecałeś w formularzu.
• O nowych kontaktach dowiaduje się ten, kto ma na nie reagować, przez powiadomienie albo podsumowanie.
• Formularz ze zgodą zapisuje szczegóły RODO zgodne z treścią zgody.
• Pole ze zgodą nie jest wstępnie zaznaczone.
• Double opt-in jest włączony tam, gdzie potrzebujesz zweryfikowanych adresów.
• Formularz został przetestowany: wysłałeś go i sprawdziłeś etykietę, e-maile i dane przy kontakcie.

Na koniec

Automatyzacja formularza decyduje o tym, czy z wypełnionego formularza będzie nowy klient, czy zapomniany wiersz w bazie. Etykietę, e-mail z potwierdzeniem, powiadomienie i szczegóły RODO ustawisz w kilka minut, a potem pracują same przy każdym kontakcie. Z nowym edytorem zaprojektujesz ponadto formularz osobno na komputer i na telefon.

Jak pomóc formularzowi zdobyć jak najwięcej kontaktów, radzi artykuł Animowane formularze: automat do pozyskiwania nowych kontaktów, a co zaoferować w zamian za kontakt, artykuł Lead magnety w marketingu B2B. Cały temat przejdziesz w bezpłatnym kursie online Pozyskiwanie kontaktów: formularze i lead magnety. A jeśli chcesz ustawić automatyzacje z nami, odezwij się do nas.