Prawne aspekty przetwarzania danych osobowych według RODO, czyli podstawę prawną, cel przetwarzania i ważność, ustawisz przy kontaktach w Quandzie hurtowo importem. Wyeksportujesz kontakty, w Excelu wypełnisz kolumny dotyczące przetwarzania danych osobowych i zaimportujesz plik z powrotem z opcją Aktualizuj istniejące wpisy oraz importuj nowe kontakty. Ewidencja jest dostępna we wszystkich taryfach.
Przy każdym kontakcie znajdziesz potem podstawę prawną, cel i ważność w szczegółach kontaktu w sekcji Ustawienia wysyłania, gdzie podstawa prawna nazywa się Tytuł prawny. Według celu wybierasz odbiorców kampanii w Zaawansowanym filtrze na stronie Odbiorcy. Dlaczego ewidencja jest ważna i jak zbierać zgody, wyjaśnia artykuł RODO w e-mail marketingu. Nadzór nad ochroną danych osobowych w Polsce sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Których kolumn potrzebujesz w pliku
Eksport kontaktów zawiera wszystkie kolumny. Te, których nie potrzebujesz, śmiało usuń. Zostaw kolumnę E-mail (główny e-mail), według której Quanda paruje kontakty przy imporcie, oraz te kolumny:
| Kolumna | Co do niej wpisać |
|---|---|
| Właściciel kontaktu zweryfikowany za pomocą podwójnej zgody | true, jeśli kontakt potwierdził adres przez double opt-in, w przeciwnym razie false |
| Cel przetwarzania danych osobowych | numer celu od 1 do 19, kilka celów oddziel przecinkiem, znakiem minus cel usuniesz, na przykład -2 |
| Stan e-maila | 1 = Wysyłaj e-maile, 2 = Nie wysyłaj (anuluj subskrypcję), 3 = Nie wysyłaj (zgoda wygasła), 4 = Nie wysyłaj (czekam na weryfikację) |
| Ważne do | data, ewentualnie także godzina, w formacie 13.10.2028 albo 13.10.2028 13:30 |
| Tytuł prawny: Uprawniony interes Administratora | true albo false |
| Tytuł prawny: Wykonanie obowiązku prawnego | true albo false |
| Tytuł prawny: Wykonanie umowy lub negocjowanie jej zawarcia | true albo false |
| Tytuł prawny: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych | true albo false |
| Tytuł prawny: Interes publiczny | true albo false |
| Tytuł prawny: Interes żywotny | true albo false |
Jakich numerów celów używa Quanda
| Numer | Cel przetwarzania |
|---|---|
| 1 | Nie ustawiono (domyślnie) |
| 2 | Wysyłanie wiadomości biznesowych i reklamowych |
| 3 | Marketing bezpośredni |
| 4 | Udoskonalanie produktów i usług |
| 5 | Wysyłanie wiadomości |
| 6 | Odpowiedź na zainteresowanie |
| 7 | Dostarczanie treści eksperckich |
| 8 | Realizacja konkurencji klientów |
| 9 | Realizacja wydarzeń edukacyjnych |
| 10 | Realizacja badań marketingowych |
| 11 | Realizacja badań rynku |
| 12 | Wykonanie umowy sprzedaży lub negocjowanie jej zawarcia |
| 13 | Wykonanie Umowy o Prace lub negocjacje w sprawie jej zawarcia |
| 14 | Realizacja umów o pracę i obowiązków |
| 15 | Ochrona mienia i zdrowia |
| 16 | Stosowanie roszczeń prawnych |
| 17 | Implementacja ustawy o rachunkowości |
| 18 | Archiwizacja w interesie publicznym |
| 19 | Dla celów statystycznych |
Jak zaimportować podstawę prawną, cel i ważność
- Podziel kontakty według tego, na jakiej podstawie do nich piszesz. Zwykle obecni klienci ze zgodą na e-maile marketingowe i zainteresowani, przy których zgodę wykażesz. Kontaktów, przy których zgody wykazać nie umiesz, nie importuj.
- Wyeksportuj kontakty. Otwórz Kontakty i na samym dole pod listą kliknij Zbiorczy eksport kontaktów.
- Otwórz eksport w Excelu przez kartę Dane, Z pliku tekstowego/CSV z kodowaniem UTF-8 i ogranicznikiem przecinek, zobacz Jak otworzyć plik CSV w Excelu.
- Wypełnij kolumny RODO według tabel powyżej.
- Zapisz plik, najlepiej jako skoroszyt xlsx. Jeśli chcesz CSV, wybierz CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami) i sprawdź, czy kolumny oddziela przecinek. Pliku ze średnikami import nie przyjmie.
- Zaimportuj plik przez Zbiorczy import kontaktów z opcją Aktualizuj istniejące wpisy oraz importuj nowe kontakty i po imporcie sprawdź losowo kilka kontaktów. Sam import opisuje Przewodnik po imporcie kontaktów.
Dla klienta ze zgodą na e-maile i zainteresowanego ze zgodą kolumny wyglądają tak:
| E-mail (główny e-mail) | Cel przetwarzania danych osobowych | Stan e-maila | Ważne do | Tytuł prawny: Uprawniony interes Administratora | Tytuł prawny: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych |
|---|---|---|---|---|---|
| klient@example.com | 2 | 1 | 13.10.2028 | true | false |
| zainteresowany@example.com | 5 | 1 | 13.10.2028 | false | true |
Gdy kontakt ma kilka celów, wpisz je do jednej komórki oddzielone przecinkiem, na przykład 2,5. Do kolumny Ważne do należą wtedy dwie daty, a do każdej kolumny Tytuł prawny dwie wartości true albo false, zawsze w tej samej kolejności co cele. W pozostałych kolumnach Tytuł prawny zostaw wartość false.
Wskazówka: Przy dużej bazie zrób najpierw próbny import na kilku wierszach. Błąd w kolejności wartości trudno znaleźć w tabeli z tysiącami wierszy.
Masz pytania? Chętnie na nie odpowiemy. Wystarczy skontaktować się z naszym wsparciem klienta pod nr tel. +48 886 080 501, e-mail: support@onquanda.com.
Najczęstsze pytania
Wyeksportuj kontakty, w Excelu wypełnij kolumny Cel przetwarzania danych osobowych, Ważne do, Stan e-maila i kolumny Tytuł prawny, a potem zaimportuj plik z opcją Aktualizuj istniejące wpisy oraz importuj nowe kontakty. Import 1 000 kontaktów trwa około 2 do 3 minut.
Liczbą od 1 do 19 według listy celów w Quandzie, na przykład 2 dla Wysyłanie wiadomości biznesowych i reklamowych. Kilka celów wpisz do jednej komórki oddzielonych przecinkiem, na przykład 2,5. Znakiem minus cel usuniesz, na przykład -2.
Każdy tytuł prawny ma własną kolumnę. Przy tytule, który chcesz ustawić, wpisz true, przy pozostałych false. Gdy kontakt ma kilka celów, wpisz wartości w tej samej kolejności co cele, na przykład true,false.
Najczęściej wybrana była opcja Importuj tylko nowe kontakty, z którą Quanda pomija kontakty, które już ma. Powtórz import z opcją Aktualizuj istniejące wpisy oraz importuj nowe kontakty. Sprawdź też, czy plik używa przecinka jako ogranicznika, pliku CSV ze średnikami import nie przyjmie.
Tak. Podstawę prawną, cel przetwarzania i ważność ewidencjonujesz przy kontaktach we wszystkich taryfach Quandy bez dopłaty.