Eksport kontaktów i ich przygotowanie do importu

Kontakty do importu do Quandy przygotujesz tak, że wyeksportujesz je z CRM, Outlooka albo programu księgowego do pliku xlsx lub CSV, w Excelu sprawdzisz kolumny z e-mailem, imieniem, nazwiskiem i etykietami i zapiszesz plik jako xlsx albo CSV w kodowaniu UTF-8. Tak przygotowany plik wgrasz potem zgodnie z artykułem Przewodnik po imporcie kontaktów.

Jak wyeksportować kontakty i otworzyć je w Excelu

Większość programów CRM, pocztowych i księgowych potrafi wyeksportować kontakty do pliku xlsx dla Excela albo do pliku tekstowego CSV.

• Plik xlsx otworzysz w Excelu zwykłym dwuklikiem.
• Plik CSV po dwukliku często ląduje w jednej kolumnie i z błędnymi polskimi znakami. Wczytaj go więc przez kartę Dane i przycisk Z tekstu/pliku CSV z kodowaniem UTF-8 i separatorem przecinek. Cały sposób opisuje artykuł Jak otworzyć plik CSV w Excelu.

Jakie dane przygotować w pliku

Najważniejszy jest e-mail, bo po nim Quanda rozpoznaje, czy kontakt jest już zapisany. Jeden adres e-mail może być w Quandzie zapisany tylko raz. Zalecamy przygotować przynajmniej te kolumny:

1. E-mail
2. Imię
3. Nazwisko
4. Telefon
5. Etykiety

Zależnie od tego, z czego chcesz w Quandzie korzystać, przydadzą się też kolejne kolumny:

• Płeć do zwrotów grzecznościowych. Quanda przyjmuje wartości male i female albo man i woman, a także czeskie muž i žena. Jak przygotować i zaimportować same powitania w wołaczu, opisuje artykuł Tworzenie powitania w wołaczu w ramach importu.
• Właściciel kontaktu z adresem e-mail użytkownika Quandy, który opiekuje się kontaktem. Wykorzystasz go przy automatycznym wyborze nadawcy. Więcej w artykule Właściciel kontaktu.
• Pola niestandardowe na dane, które nie mają własnego pola, na przykład numer karty klienta.
• Podstawa prawna, cel przetwarzania i ważność zgody do ewidencji według RODO. Więcej w artykule Jak poprawnie zaimportować prawne aspekty przetwarzania danych osobowych (RODO).

Jak podzielić kontakty na grupy za pomocą etykiet

Etykieta zalicza kontakt do grupy i najczęściej wykorzystasz ją przy wyborze odbiorców kampanii. Zanim przygotujesz plik, zastanów się, jakich grup będziesz potrzebować do komunikacji. Sprawdza się podział na obecnych i potencjalnych klientów, bo każda grupa zwykle dostaje inne informacje. Dalej możesz dzielić kontakty według kategorii produktów, miejsca albo sposobu zakupu czy relacji z Twoją firmą.

Na etykiety utwórz w Excelu osobną kolumnę:

1. Wpisz do komórki etykietę, na przykład klient.
2. Gdy kontakt ma należeć do kilku grup, wpisz etykiety w jednej komórce i oddziel je przecinkiem, na przykład klient, nowosci.
3. Dla tej samej grupy używaj zawsze dokładnie tej samej etykiety. Quanda rozróżnia spacje, wielkie i małe litery oraz polskie znaki, więc z literówki powstanie nowa etykieta.

Quanda sama utworzy etykiety przy imporcie i przypisze je kontaktom. Nie twórz jednak więcej grup, niż jesteś w stanie regularnie obsługiwać treściami, które mają dla nich sens. Więcej o pracy z etykietami znajdziesz w artykule Etykiety.

Jak zapisać plik do importu

Gdy masz wszystkie dane gotowe, zapisz plik:

• jako xlsx,
• jako CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami). Excel proponuje kilka typów CSV, zawsze wybierz ten z separatorami. Formatów CSV (MS-DOS) i CSV (Macintosh) Quanda nie obsługuje.

Jeśli po imporcie zamiast polskich znaków widzisz dziwne symbole, pomoże instrukcja naprawy kodowania.

Co możesz ustawić jeszcze przed importem

W Quandzie w części Kontakty, Automatyzacja możesz wcześniej włączyć automatyzacje kontaktów. Przy utworzeniu albo edycji kontaktu potrafią wypełnić pole niestandardowe, dodać etykietę, wysłać e-mail albo uzupełnić inne dane. Automatyzacje kontaktów nie są dostępne we wszystkich taryfach, przegląd znajdziesz w cenniku.

Importem możesz kontakty i dane w każdej chwili później uzupełnić albo poprawić. Wystarczy wybrać aktualizację istniejących wpisów.

Masz pytania? Chętnie na nie odpowiemy. Wystarczy skontaktować się z naszym wsparciem klienta pod nr tel. +48 886 080 501, e-mail: support@onquanda.com.