Kontakty z targów: jak je zdobyć i nie zmarnować

Kontakty z targów zdobędziesz, gdy z góry ustalisz cel, zaprosisz klientów na swoje stoisko i na stoisku będziesz zbierać kontakty od razu do bazy, a nie na wizytówki. Targi to jedna z niewielu okazji, kiedy spotykasz potencjalnych klientów osobiście, słyszysz ich obiekcje i widzisz, kto jest naprawdę zainteresowany produktem. Żeby z rozmów powstały transakcje, potrzebujesz formularza ze zgodą na tablecie albo za kodem QR, etykiety, po której rozpoznasz kontakty z targów, i e-maila follow-up w ciągu 48 godzin. Poniżej znajdziesz proces w siedmiu krokach, sześć błędów, przez które pieniądze wydane na targi idą w błoto, i zasady zgody zgodne z RODO.

W skrócie

1. Targi to jedno z najmocniejszych źródeł kontaktów offline: klient porównuje dostawców w jednym miejscu, a Ty rozmawiasz z nim twarzą w twarz.
2. Bez celu udziału i celu wyrażonego liczbą nie poznasz, czy targi się opłaciły.
3. Zaproszenie e-mailem dwa do trzech tygodni wcześniej przyprowadzi na stoisko ludzi, którzy już Cię znają.
4. Kontakty zbieraj formularzem na tablecie albo przez kod QR od razu do bazy, ze zgodą i z etykietą targów.
5. Wizytówka nie jest zgodą na newsletter, służy tylko do odpowiedzi na to, o czym rozmawialiście.
6. E-mail follow-up wyślij w ciągu 48 godzin, póki ludzie Cię pamiętają.

Krótko: kiedy zacząć, jak zbierać, czego potrzebujesz i co grozi

• Kiedy zacząć: wraz z końcem poprzednich targów, stoisko i badanie załatw kilka miesięcy wcześniej.
• Jak zbierać kontakty: formularzem Quanda na tablecie albo przez kod QR z linkiem do formularza, wizytówki tylko jako zapas.
• Czego potrzebujesz: celu wyrażonego liczbą, lead magnetu, niezaznaczonego pola ze zgodą i etykiety targów.
• Co grozi: po tygodniu zainteresowany ma w skrzynce więcej ofert od konkurencji, a bez zgody nie możesz dodać go do newslettera.

Co się zmieniło od publikacji artykułu: Artykuł ukazał się w listopadzie 2019 roku pod tytułem Kontakty możesz skutecznie pozyskiwać także offline i powstał we współpracy z Jiřím Janečkiem ze spółki Fiveco, która zajmuje się marketingiem targowym. W październiku 2026 roku przepisaliśmy go na proces w siedmiu krokach. Doszło zbieranie kontaktów na stoisku formularzem na tablecie i przez kod QR, zasady zgody zgodne z RODO, automatyzacja formularza i e-mail follow-up po targach.

Dlaczego kontakty z targów się opłacają

Kontakt z targów to kontakt do osoby, z którą rozmawiałeś osobiście na stoisku i która powierzyła Ci swój adres. Taki kontakt jest wart więcej niż adres ze strony, bo już wiesz, co ją interesuje i jakie ma obiekcje.

Gdy praktycznie wszystko można kupić w internecie, udział w targach może wyglądać jak wyrzucone pieniądze. Targi dają Ci jednak trzy rzeczy, których internet nie zaoferuje:

• Osobista rozmowa. Rozmawiasz z klientem twarzą w twarz i widzisz, jak reaguje na poszczególne informacje o produkcie. Rozpoznajesz ukryte obiekcje, o których w świecie online nigdy się nie dowiesz, a które mogłyby zablokować transakcję, i możesz od razu na nie zareagować.
• Produkt w ręku. Klient może produkt obejrzeć, dotknąć, a nawet wypróbować.
• Porównanie w jednym miejscu. Odwiedzający targi szuka rozwiązania i w jednym miejscu porównuje wielu dostawców. To właśnie Twoja największa okazja: z anonimowych odwiedzających możesz zdobyć tyle wartościowych kontaktów, że Twój dział handlowy przeżyje na nich do kolejnych targów.

Udziałem w targach pokazujesz też pewną stabilność finansową. Klient widzi, że nie jesteś firmą, która robi coś na pół gwizdka.

Jak zdobyć kontakty na targach w 7 krokach

Marketing targowy to przygotowania, przebieg i dalsza komunikacja wokół udziału w targach, które mają jeden cel: zamienić odwiedzających stoisko w klientów. Kolejne siedem kroków idzie w takiej kolejności, w jakiej będziesz je wykonywać.

Krok 1: Ustal cel udziału i cel liczbowy

Zdecyduj, czy jedziesz na targi zaprezentować nowość, sprzedawać czy zdobyć nowe kontakty biznesowe, i wyraź cel liczbą, na przykład liczbą kwalifikowanych kontaktów.

Wystawców można podzielić według celu udziału na trzy grupy:

• Prezentacja produktu. Chcesz przedstawić nowość albo istotną innowację, żeby świat wiedział, że Twój produkt istnieje.
• Sprzedaż. Masz produkt przygotowany w potrzebnej ilości i na targach go sprzedajesz.
• Nowe kontakty biznesowe. Najliczniejsza grupa wystawców jedzie na targi zdobyć jak najwięcej nowych kontaktów.

Cel liczbowy to kwantyfikacja celu udziału. Jeśli jedziesz po kontakty, ustal, ile ich zdobędziesz. Jeśli chcesz sprzedawać, ustal, na jaką kwotę. Jeśli prezentujesz produkt, ustal, ilu klientom albo dziennikarzom go pokażesz. Według celu przygotuj potem wszystko inne: zaproszenia, stoisko i formularz. Celu może nie zrealizujesz w stu procentach, ale bez niego nie masz z czym porównać wyniku. Przy kontaktach oblicz do celu także koszt kwalifikowanego kontaktu, czyli wszystkie koszty targów podzielone przez liczbę kontaktów z konkretnym zainteresowaniem. Po targach porównasz go z kosztem kontaktu z innych źródeł.

Krok 2: Sprawdź, co interesuje klientów

Przed targami wyślij obecnym klientom krótką ankietę i przenieś ich odpowiedzi do zaproszenia, materiałów i projektu stoiska.

Sprawdza się znane powiedzenie, że największy błąd marketera polega na tym, że myśli, iż wie, co myśli klient. Badanie to prosty sposób, żeby sprawdzić to naprawdę. Zapytaj, co klientów interesuje na targach, z czym mają problemy i co chcieliby u Ciebie zobaczyć. Odpowiedzi pokażą Ci tematy, które przyciągną uwagę na stoisku. Jak ułożyć ankietę, opisuje artykuł 6 kroków, jak stworzyć ankietę.

Krok 3: Zaproś klientów z wyprzedzeniem

Dwa do trzech tygodni przed targami wyślij zaproszenie z numerem stoiska i powodem, dla którego warto się zatrzymać, a tydzień wcześniej przypomnienie.

W zaproszeniu napisz, co zobaczą i co dostaną na stoisku: prezentację nowości, wyniki badania albo bezpłatną konsultację. Kontakty, które odpowiedziały albo kliknęły, oznacz etykietą, a handlowcy mogą im zaproponować konkretną godzinę spotkania. Osobom, które nie otworzyły zaproszenia, wyślij drugą falę z innym tematem, jak opisuje artykuł Druga fala e-maila.

Krok 4: Zaprojektuj stoisko pod klienta

Stoisko musi od pierwszego spojrzenia mówić, komu i w czym pomagasz, bo odwiedzający decyduje w biegu.

Wyobraź sobie odwiedzającego, który wchodzi do pawilonu, zatrzymuje się i rozgląda. Widzi dziesiątki wystawców, którzy czekają, aż ktoś ich odwiedzi. Mija pierwsze stoisko, drugie, trzecie, a resztę już tylko przelatuje wzrokiem. Jeśli nie oferujesz czegoś naprawdę wyjątkowego, musisz przykuć jego uwagę od razu.

Stoisko zaprojektuj więc według zasady: przykuć uwagę, zainteresować, przekazać przesłanie. Projekt, grafika, rozmieszczenie i nawet to, gdzie stoi tablet z formularzem, wynikają z badania z kroku 2. Stoisko nie musi być drogie: firmy, które zajmują się marketingiem targowym, oferują składane stoiska do wynajęcia albo kupienia, które mieszczą się w samochodzie dostawczym i można ich używać wielokrotnie.

Krok 5: Zbieraj kontakty od razu do bazy

Na stoisku otwórz formularz Quanda na tablecie albo wystaw kod QR z linkiem do niego, żeby każdy kontakt zapisał się od razu ze zgodą i z etykietą targów.

Formularz nie musi być wstawiony na Twojej stronie. Na stronie Wstaw kod znajdziesz też adres, pod którym formularz wyświetla się jako osobna strona internetowa, opisuje to pomoc Wstawienie kodu formularza. Otwórz go w przeglądarce tabletu. Ten sam adres zamień w dowolnym generatorze na kod QR i wydrukuj go na stojaku albo ulotce, żeby odwiedzający mogli wypełnić formularz we własnym telefonie, gdy przy tablecie jest kolejka.

Utwórz dla targów osobny formularz z czterema polami: e-mail, imię, firma i pytanie o termin zakupu, do tego niezaznaczone pole ze zgodą. Jego automatyzacjami ustaw, co stanie się po wysłaniu:

• Dodaj etykietę, na przykład Targi 2026, żeby kontakty z targów dało się wybrać do kampanii follow-up.
• Wypełnij pole Użytkownik źródłem kontaktu, na przykład Targi Poznań 2026.
• Wyślij e-mail z podziękowaniem i obiecanym lead magnetem zaraz po wypełnieniu.
• Wysyłaj powiadomienia do handlowca, żeby wiedział, kto zatrzymał się na stoisku.
• Ustaw szczegóły RODO przy kontaktach, które zaznaczyły zgodę: tytuł prawny, cel i długość przetwarzania.

Jak ustawić automatyzacje, opisuje artykuł Automatyzacja formularzy: jak ją ustawić i w pełni wykorzystać. Co zaoferować w zamian za kontakt, podpowiada artykuł Lead magnety w marketingu B2B, a jak przygotować e-booka, za którego ludzie dadzą kontakt, artykuł Jak stworzyć e-booka.

Źródło: własne doświadczenie Quandy z formularzami i importem kontaktów.

Wskazówka: Nie polegaj na wifi organizatora. Weź telefon z udostępnianiem internetu albo tablet z własną kartą SIM i na wszelki wypadek papierowy formularz z tymi samymi polami i polem na zgodę. Kontakty z papieru i wizytówek po targach zaimportujesz przez przewodnik po imporcie kontaktów i od razu dodasz im etykietę targów.

Krok 6: Odróżnij zainteresowanych od zbieraczy długopisów

Dodaj do formularza jedno pytanie, które pokaże zainteresowanie, na przykład kiedy planują zakup, i przekazuj handlowcom przede wszystkim kontakty z konkretnym zainteresowaniem.

Obok stoiska przechodzą dziennie setki ludzi i każdy ma na targach swój powód. Odwiedzających można podzielić na trzy grupy:

• Zbieracze długopisów. Daj im długopis i pozwól iść dalej.
• Potencjalni klienci. Dziś nie kupią ani nie zamówią, ale możesz zrobić z nimi interes w niedalekiej przyszłości. Należą do bazy i regularnej komunikacji.
• Klienci tu i teraz. Przyszli kupić albo zamówić to, czego potrzebują. Nimi handlowiec ma zająć się od razu.

Pytanie w formularzu, na przykład „Kiedy planujesz zakup?” z opcjami w ciągu miesiąca, w ciągu pół roku i tylko się rozglądam, zaoszczędzi Ci po targach godziny sortowania. Według odpowiedzi podzielisz kontakty na grupy i do każdej wyślesz inny follow-up.

Krok 7: Napisz w ciągu 48 godzin po targach

W ciągu dwóch dni po targach wyślij każdemu kontaktowi e-mail, który nawiązuje do rozmowy na stoisku, a do zainteresowanych z konkretnym zapytaniem zadzwoń.

E-mail follow-up to e-mail, który nawiązuje do osobistego spotkania i proponuje kolejny krok. Podziękowanie z lead magnetem wychodzi automatycznie zaraz po wypełnieniu formularza. Z doświadczenia naszych klientów wynika, że warto wysłać osobisty e-mail od handlowca w ciągu 48 godzin, póki ludzie Cię pamiętają. Po tygodniu, kiedy odwiedzający wracają z targów i przeglądają oferty, w ich skrzynce jest już więcej ofert od konkurencji. Kto nie odpowie w ciągu tygodnia, temu wyślij drugi e-mail z innym tematem, na przykład z krótkim przykładem z praktyki albo zaproszeniem na prezentację.

Co należy do e-maila follow-up:

• Przypomnienie spotkania: gdzie się spotkaliście i o czym rozmawialiście.
• Obiecane materiały: oferta, cennik, wyniki badania albo lead magnet.
• Jeden kolejny krok: termin spotkania, prezentacja produktu albo krótka rozmowa.
• Wypisanie: w newsletterze i informacji handlowej zawsze.

Kontakty, które zgodziły się na otrzymywanie nowości, dodaj potem do regularnej komunikacji. Na stoisku zacząłeś relację, a newsletter utrzyma ją do kolejnych targów. Jak zautomatyzować kolejne e-maile, opisuje artykuł Automatyzacja e-maili: 8 scenariuszy, które pracują za Ciebie.

6 błędów, przez które pieniądze wydane na targi idą w błoto

Sześć błędów, które wystawcy popełniają najczęściej, i krok, który im zapobiega:

Źródło: doświadczenia Jiřego Janečka ze spółki Fiveco z wystawcami na targach.

Ostatni błąd jest najczęstszy i najdroższy. Kiedy pracujesz pod presją czasu, nie robisz rzeczy tak, jak trzeba, ale tylko tak, jak zdążysz. A gdy jednej części nie zrobisz dobrze, odbije się to na wyniku.

Jak zbierać kontakty na targach zgodnie z RODO

Zgoda na otrzymywanie informacji handlowej to dobrowolne i aktywne oświadczenie woli, którym człowiek pozwala Ci wysyłać mu oferty i nowości e-mailem. Na targach obowiązują te same zasady co na stronie internetowej.

Informację handlową możesz w Polsce wysłać e-mailem tylko za uprzednią zgodą odbiorcy, także gdy jest już Twoim klientem. Od 10 listopada 2024 roku wymaga tego art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Dla targów wynikają z tego trzy zasady:

• Pole ze zgodą zostaw niezaznaczone. Zgodę musi wyrazić sam odwiedzający, wstępnie zaznaczona zgoda nie jest ważna.
• Wizytówka to nie zgoda. Na wizytówkę możesz odpowiedzieć tym, o czym rozmawialiście, na przykład obiecaną ofertą. Do newslettera dodaj jednak tylko osoby, które wyraziły zgodę.
• Zapisz zgodę. Przy formularzu Quanda zrobi to automatyzacja z akcją Ustaw szczegóły RODO. Przy kontaktach z papieru uzupełnisz tytuł prawny, cel i długość przetwarzania podczas importu.

Uwaga: Losowanie nagrody uzależnione od zgody na newsletter jest ryzykowne, bo zgoda nie jest wtedy dobrowolna. Udział w konkursie i zgodę na otrzymywanie nowości umieść w formularzu jako dwa osobne pola.

Adres wpisany na tablecie możesz zweryfikować przez double opt-in: odwiedzający dostaje e-mail weryfikacyjny i pojawia się w Kontaktach dopiero po kliknięciu w link. Poproś go, żeby potwierdził e-mail od razu na stoisku w telefonie, wtedy masz pewność, że w adresie nie ma literówki. Więcej o weryfikacji adresów w artykule Double opt-in. Co to jest i jak działa?, a o zasadach wysyłania informacji handlowej w artykule Czym jest spam i 4 zasady, żeby e-maile nie trafiały do spamu.

Lista kontrolna: kontakty z targów

Przed targami, na stoisku i po nich sprawdź, czy masz cel, zaproszenia, formularz ze zgodą, etykietę i follow-up.

• Mam ustalony cel udziału i cel wyrażony liczbą.
• Wysłałem klientom ankietę i zaproszenie z numerem stoiska.
• Formularz na targi ma niezaznaczone pole ze zgodą i pytanie o zainteresowanie.
• Automatyzacja formularza dodaje etykietę targów i wysyła podziękowanie z lead magnetem.
• Na stoisku jest tablet z połączeniem i kod QR z linkiem do formularza.
• Mam papierowy formularz jako zapas.
• E-mail follow-up wyjdzie w ciągu 48 godzin po targach.
• Po targach obliczyłem koszt kwalifikowanego kontaktu.

Kontakty z targów: podsumowanie

Targi się opłacają, gdy wracasz z nich z kontaktami w bazie, a nie z pudełkiem wizytówek. Ustal cel, zaproś klientów z wyprzedzeniem, zbieraj kontakty ze zgodą od razu do Quandy i napisz do nich w ciągu dwóch dni. Te same zasady obowiązują przez cały rok: regularna komunikacja z obecnymi i potencjalnymi klientami przez newslettery i przydatne porady podtrzyma relację, którą zacząłeś na stoisku.

Artykuł powstał we współpracy z Jiřím Janečkiem, dyrektorem zarządzającym spółki Fiveco, która zajmuje się stoiskami targowymi i marketingiem targowym.

Jak zbierać kontakty formularzami i lead magnetami, przejdziesz w bezpłatnym kursie online Pozyskiwanie kontaktów: formularze i lead magnety. A jeśli nie wiesz, jak ustawić formularz na targi, odezwij się do nas, chętnie pomożemy.